REGIMENTO INTERNO para os EVENTOS


MANUAL PARA OS EVENTOS


  1. DEFINIR O QUE, QUANDO, AONDE, QUEM E QUANTO
  2. ELABORAR UMA LISTAGEM COMPLETA DE TUDO O QUE SE VAI PRECISAR PARA O EVENTO. (Check List)
  3. DEFINIR UMA COMISSÃO DE EVENTOS
  4. COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO PARA O EVENTO:
  • COODENADOR
  • VICE-COORDENADOR
  • SECRETÁRIO
  • TESOUREIRO

OBS- Pessoas Que Possam Acompanhar Todo O Evento e o Principal: Participar do Evento e das reuniões.

  1. OS OFÍCIOS DEVERÃO SER ENTREGUES E REGISTRADOS POR ORDEM DE NUMERAÇÃO.
    • Os ofícios somente deverão ser deixados nas empresas mediante a doação da solicitação, caso contrário deverá ser recolhido e entregue para o coordenador do evento.
    • IMPORTANTE!!! Não basta apenas deixar o ofício e esperar que a empresa retorne telefonando, eles não telefonam, é você quem deverá ir atrás, ficar ligando, indo pessoalmente e buscar o retorno, não também 1 dia antes do evento, mas com antecedência. Anote o nome e o telefone de quem você deixou o ofício.
  2. DEFINIR UM RESPONSÁVEL POR CADA ÁREA: DECORAÇÃO, ATRAÇÕES DURANTE O EVENTO, MARKETING E PROPAGANDA DO INSTITUTO (Fotos, Filmagens, Divulgação, Panfletos…). COZINHA, LIMPEZA DO SALÃO, LIMPEZA DA COZINHA, RECEPÇÃO, CAIXA, GARÇONS (os que irão servir as refeições)
  3. OS CONVITES NÃO ENTREGUE E/OU NÃO PRESTADO CONTAS ATÉ NA SEGUNDA-FEIRA (reunião) DA SEMANA QUE ANTECEDE O EVENTO, A PESSOA RESPONSÁVEL DEVERÁ PAGAR OS CONVITES.
  • Precisamos saber com antecedência para quantas pessoas será organizado o evento, devido a louças, quantidade de alimentos, lembrancinhas…
  • Não será aceito convites não vendidos no dia do evento, o instituto deverá ser ressarcido, pois deixou de vender para outras pessoas, além de perder o controle da quantidade e na qualidade da alimentação.
  1. O INSTITUTO NÃO RESSARCIRÁ DESPESA GERADA SEM AUTORIZAÇÃO EXPRESSA DO PRESIDENTE
  2. TODOS OS INTEGRANTES DO EVENTO NÃO DEVEM DEIXAR O LOCAL DO EVENTO SEM DEIXAR TUDO EM ORDEM E LIMPO.
  3. TODOS OS CONVIDADOS (voluntários) QUE PARTICIPARÃO NO EVENTO E QUE NÃO FIZERAM PARTE DAS REUNIÕES DEVEM SER ORIENTADOS SOBRE OS PROCEDIMENTOS DO EVENTO.

 

EVENTOS

 

ETAPAS DE UM EVENTO:

 

  1.  Planejamento – Responder as perguntas: a) O que? b) Para que? c) Quando?

      d) Quem e) Quanto?

  1.  Convites/ Divulgação/ Ofícios/ Solicitação de Doações (20 a 30 dias c/ antecedência))
  • Reforçar/ Confirmação/ Prestação de contas de vendas/ Levantamento das arrecadações de convites/doações até 5 dias antes da realização do EVENTO.
  1.  Levantamento dos recursos materiais necessários: equipamentos/utensílios, fazer uma listagem.
  2. Levantamento dos recursos humanos necessários para cada área do evento. Escalar com antecedência pessoal com carro/caminhonete para busca/levar os equipamentos/utensílios emprestados, entregar em ordem e na data prevista.
  3. Limpeza/Decoração do Ambiente e preparação do que vai ser servido (com exceção de  pratos quentes e/ou maioneses/saladas), até 24 horas antes da realização do evento, NUNCA no dia do evento.
  4. Planejamento das atividades extras que serão realizadas durante o evento: Música ambiente/musical/banda/apresentações; sorteios; palestras; lembrançinhas com versículos bíblicos (já que somos uma entidade cristã) e com a logo do Instituto;
  5. A equipe é responsável por deixar tudo em ordem e no lugar e limpo/lavado após o evento e no dia do evento.
  6. Prestação de Contas pela equipe do que/quanto/quem das arrecadações em espécie e/ou em dinheiro para a realização do evento, saldo em caixa e do que sobrou em espécie (alguém da diretoria (tesoureiros/vices-presidentes) deverá estar supervisionando cada equipe);
  7. Prestação de Contas pela diretoria (tesoureiros/vices-presidentes) em reunião e colocado em mural do total arrecadado em função do evento (tanto saldo em dinheiro como em espécie do que sobrou das doações/vendas de convites);
  8. Balanço Geral do evento dos prós e contras.

 

 

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